Dicen que el correo electrónico reemplazó al tradicional pero no es así. Antes del Internet las cartas sólo se usaban para mensajes familiares, románticos o para que las personas le expresaran su opinión a una persona u organización. Aunque había excepciones, en realidad no se usaba tanto en el ámbito laboral, porque el fax se había encargado de facilitar el intercambio de información entre empresas e instituciones.

Lo interesante es que, aunque tenemos estas nuevas herramientas, muchos no saben usarlas correctamente o sacarles todo el jugo. Usan sólo la interfaz base y no saben que existen distintas opciones para facilitar su experiencia y ayudarlos a organizarse mejor, ya sea para documentos de estudiante o trabajador. Así que si usas Gmail y te gustaría aprovecharlo al máximo, revisa los siguientes trucos fáciles de usar y que harán mucho mejor tu experiencia.

  1. Cancelar el envío de un correo: Muchos pensamos en la pesadilla de enviar un mensaje equivocado o erróneo, y que una vez que sale un correo es imposible recuperarlo, pero no es así. Con Gmail es posible salvar un mail equivocado segundos antes de que es enviado, pero primero debe activarse la opción Deshacer Envío en las preferencias de la aplicación. Primero debes ir a Preferencias, encontrar la opción “Deshacer Envío” y seleccionar un periodo límite. Puedes elegir hasta 30 segundos para poder retractar un correo. A partir de ese momento, cuando mandas un mail, la aplicación muestra un mensaje en el que aparece la opción “Deshacer”, lo cual nos permite retractar un envío y corregir cualquier cosa, siempre y cuando no pase el tiempo límite.
  2. Liberar espacio: Si posees una cuenta de trabajo o compartes demasiados documentos, lo más probable es que tu bandeja de entrada rápidamente se acerque al límite de los 15 GB que ofrece la plataforma. Para liberar espacio, la mayoría decide borrar todos sus correos, pero si no quieres deshacerte de todos, existe una forma sencilla para encontrar los mas pesados y así decidir cuáles sí quieres borrar. Para hacerlo sólo necesitas ubicar la barra de búsqueda y darle clic a la flecha que aparece a un lado. Eso hará que aparezca un formulario en el que puedes escribir las características de los correos que estás buscando, incluyendo su peso. Puedes buscar los que tengan más de 500 MB y los listará, facilitando la forma en que los puedes eliminar, liberando espacio de manera sencilla.
  3. Guardar mejor la información: Muchos no saben el uso de las etiquetas o cómo pueden ayudarnos a organizar mejor todos nuestros correos. En el menú de la izquierda, en la parte de abajo puedes crear una nueva etiqueta, la cual podrás usar para marcar cualquier mail. Al hacerlo, el sistema te ofrece la posibilidad de hacer una carpeta para almacenar todos los correos de esa etiqueta ahí. Esto hará que todo lo que hayas marcado con una etiqueta sea fácil de encontrar. Para agregarle una etiqueta a un correo, debes estar dentro de uno y buscar el botón con el ícono y marcar la tag deseada. 

Con estos trucos es aún más sencillo trabajar en Gmail. Parece enfocarse solamente hacia el aspecto laboral, así que estos trucos son de gran ayuda para facilitar el manejo de la información, planeación y la privacidad. No es complejo aprender más, sólo necesitas explorar todos los rincones para saber qué te funciona y qué puedes ignorar.